دستور العمل اجرایی کمیته نظارت و صیانت
به نام خدا
دستور العمل اجرایی کمیته نظارت و صیانت
شرکت بازاریابی شبکه ای نیک پوشان رادین
الف ) مقدمه
یکی از مهمترین ارکان مدیریت نوین در همه سیستم ها، موضوع نظارت است. اهمیت و ضرورت این رکن در مدیریت به گونه ای است که به واسطه آن، حصول اطمینان از صحت حرکت همه عوامل به سمت اهداف تعیین شده محقق می گردد.
در یک کلام، نظارت و بازرسی عبارتند از تمهید راهکارهای عملی و انسانی برای حصول اطمینان از انطباق فعالیتها با قوانین و مقررات مورد عمل آنها به منظور: اقتصادی بودن فعالیتها، پی بردن به نقاط ضعف و قوت عملکردها، ارائه راه حل های اصلاحی و افزایش بهره وری.

ب) تعاریف
نظارت: عبارت است از سنجش و اصلاح عملکرد یک سازمان برای به دست آوردن این اطمینان که اهداف سازمان و طرح های اجرایی آن با کامیابی به انجام رسیده است. فرآیند نظارت دارای چهار مرحله: تعیین استاندارد و معیارها برای اندازه گیری، اندازه گیری عملیات و عملکرد، مقایسه عملکرد با استانداردها، واقدامات اصلاحی می باشد.

بازرسی: فعالیتی منظم، هدفدار و دارای برنامه است که وظیفه دارد عملکرد جامعه مورد بازرسی را با قوانین، مقررات و استانداردهای تعیین شده مورد مقایسه قرار دهد و نتایج بررسی را جهت بکارگیری اقدامات اصلاحی منعکس نماید.

با این تعاریف و رویکرد، نظارت و بازرسی در مجموعه رادین به عنوان فرآیندی پویا و مستمر، به سه شیوه و در سه مرحله انجام می پذیرد:

1- نظارت و بازرسی قبل از شروع کار یا آینده نگر: این نوع بازرسی جنبه پیشگیرانه دارد.
2- نظارت و بازرسی حین انجام کار یا زمان فعالیت.
3- نظارت و بازرسی بعد از اجرای کار یا گذشته نگر: در این نوع نظارت نتیجه کار بررسی می شود.

ج ) اهداف و مأموریت ها
1- شناخت دقیق از موضوع و محیط بازرسی.
2- دسته بندی موضوعات.
3- تعیین اهمیت و ضرورت های موضوع مورد بررسی  برای مدیران شرکت.
4- تشخیص انواع مفاسد و تمییز میان آنها.
5- پیشگیری از وقوع اشکالات در سیستم و جلوگیری از تخلف.
6- جلوگیری از رشد، توسعه و تکرار عوامل بروز تخلف به منظور صرفه جویی در هزینه های بعدی برای کشف تخلف و برخورد با نواقص موجود و ریشه دار در سیستم.
7- کمک به اجرای قانون شرکت و قوانین موجود و نیل به اهداف پیش بینی شده در آن.
8- حفظ حقوق بازاریاب ها.
9- فراهم آوردن موجبات تجزیه و تحلیل منطقی بر عملکرد گذشته وحال شرکت.

د ) وظایف و حدود اختیارات
1- به کارگیری و استفاده از تیمی از افراد  با مهارت ها و قابلیت های مختلف در حیطه نظارت و بازرسی.
2- بهره گیری از نظرات مشاورین و متخصصان در حیطه نظارت و بازرسی.
3- تهیه و تنظیم برنامه های بازرسی مستمر دوره ای و یا موردی از دفاتر استانی برای سنجش میدانی میزان عملکرد و تطابق با اهداف، برنامه ها، دستورالعمل ها و ضوابط و شاخص های مورد ارزیابی شرکت.
4- بازرسی از عملکرد مدیران و کارکنان و سنجش میزان رضایت مشتریان از دفاتر مختلف و نحوه برخورد مدیران، کارکنان و بازاریاب ها با مشتریان و یکدیگر و تنظیم گزارش.
5- تهیه گزارش های منظم و متوالی در فواصل ماهانه، سه ماهه، شش ماهه، نه ماهه و سالانه برای اطلاع هیئت مدیره شرکت.
6- کشف مفاسد (اداری، مالی، اخلاقی و... ) از طریق بازرسی های آشکار و پنهان و ارائه گزارش های لازم به هیئت مدیره.
7- اعلام نظر در مورد میزان رضایت مشتریان از عملکرد دفاتر و مدیران و کارکنان به مدیریت شرکت برای تشویق و یا توبیخ  در چارچوب قوانین و مقررات مربوطه.
8- دریافت شکایات (به صورت حضوری، مکتوب و یا از طریق سایت) از دفاتر، مدیران، بازاریاب ها و مشتریان.
9- بررسی و تحقیق پیرامون صحت و سقم موضوع شکایات و پیگیری تا اخذ نتیجه.
10- پیگیری و اخذ نظریات و پیشنهادهای واحدهای تخصصی در ارتباط با شکایات واصله به منظور رسیدگی و اعلام پاسخ به شاکیان.

هـ ) ارکان، ترکیب اعضاء و ترتیب جلسات
1- اعضای کمیته نظارت و بازرسی عبارتند از : 1- رییس هیئت مدیره (یا مدیر عامل با تفویض اختیار از سوی رئیس هیئت مدیره)به عنوان ریئس کمیته 2- یکی از مشاوران شرکت(با پیشنهاد مدیر عامل و تصویب هیئت مدیره) به عنوان دبیر کمیته 3- معاونین شرکت 4- یک نفر از مدیران دفاتر (با نتایج قابل قبول و عملکرد موفق در نظارت ها و بازرسی های ادواری، به پیشنهاد مدیرعامل و تصویب هیئت مدیره) 5- دونفر از بازاریاب ها (با نتایج قابل قبول و عملکرد موفق در نظارت ها و بازرسی های ادواری، به پیشنهاد مدیرعامل و تصویب هیئت مدیره) .
2- حداکثر مدت عضویت مدیران دفاتر و بازاریاب ها در کمیته دو ماه می باشد و ابقاء یا جابجایی ایشان منوط به بررسی نتایج نظارت و بازرسی های جدید می باشد .
3- جلسات کمیته به صورت منظم هر دو هفته یک بار تشکیل می گردد و با حضور نصف بعلاوه یک نفر رسمیت می یابد.
4- در موارد خاص دبیر کمیته می تواند اعضاء را جهت برگزاری جلسه فوق العاده فراخواند.